1 – La déclaration à l’embauche
Tous les employeurs doivent adresser pour chaque salarié embauché une déclaration unique d’embauche (DUE) à l’URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales) ou la Mutualité sociale agricole, portant sur des renseignements usuels, telle l’identification de l’employeur, du salarié.
Cette déclaration regroupe un certain nombre de formalités, notamment la demande de visite médicale d’embauche, et doit être effectuée avant la prise de fonction effective ou le début de la période d’essai, et au plus tôt huit jours avant la date présumée d’embauche.
Le retard ou l’absence de déclaration sont pénalement sanctionnés (1 500 euros au plus). L’employeur doit remettre au salarié sans délai un volet détachable qui lui a été adressé par l’URSSAF, mentionnant les informations contenues dans la déclaration.
Cette obligation est réputée satisfaite si le salarié dispose d’un contrat de travail écrit mentionnant l’URSSAF destinataire de la déclaration.
2- Le registre du personnel
Ce registre concerne les entrées et sorties du personnel dont l’inscription doit être faite au moment de l’embauche. Il comporte des mentions obligatoires, telles la nationalité, les dates d’entrée et de sortie, et doit être tenu à la disposition de l’inspecteur du travail et des représentants du personnel.
3 – La visite médicale d’embauche
Tout salarié doit faire l’objet d’un examen médical pour vérifier ses aptitudes au poste de travail avant l’embauche ou au plus tard avant la fin de la période d’essai.
Cet examen n’est pas obligatoire (sauf si le médecin du travail le juge nécessaire ou si le salarié le demande) lorsque le nouvel emploi est identique au précédent, que le médecin de travail possède une fiche d’aptitude et qu’aucune inaptitude n’a été reconnue lors du dernier examen médical intervenu soit au cours des douze mois précédents, si le salarié est à nouveau embauché par le même employeur, soit si le dernier examen médical est intervenu au cours des 6 derniers mois lorsque le salarié change d’entreprise (C. trav., art. R.4624-10 à R.4624-14).